Presentaciones gráficas
Herramientas para la realización de presentaciones multimedia Para impactar a la audiencia
José Antonio Herrero
Publicado en Pc-Actual
Los programas de presentaciones gráficas nos
ofrecen todo tipo de efectos audiovisuales para conseguir impactar a la
audiencia y así lograr que nuestras ideas lleguen al mayor número posible de
personas.
Se ha avanzado mucho en los últimos años en
cuanto a la realización de presentaciones multimedia. Actualmente podemos
incluir sin ningún problema dentro de nuestras «diapositivas digitales» texto,
gráficos, animaciones, sonido o incluso secuencias de vídeo en tiempo real.
Qué duda cabe que si en una conferencia o
reunión realizamos una presentación utilizando alguna de estas herramientas,
obtendremos un resultado verdaderamente sorprendente si sabemos sacarle partido
a este tipo de productos, que día a día van consiguiendo mayores cotas de
éxito.
Dentro del mercado de herramientas de diseño
de presentaciones se pueden encontrar todo tipo de alternativas que van desde
Harvard Graphics hasta Microsoft PowerPoint, pasando por Corel Presentations 8
o Lotus Freelance 97. De cada una se pueden mencionar ventajas e
inconvenientes, pero lo que sí tenemos claro es que cualquiera de ellas será
capaz de hacer que nuestro trabajo brille con luz propia.
La posibilidad de que nuestro trabajo pueda
ser publicado en Internet o simplemente si tenemos en cuenta que nuestra audiencia
puede llegar a componerse de un gran número de personas, hace que la
importancia de un buen programa de presentaciones gráficas sea mayor de la que
podríamos pensar en principio.
En general, este tipo de programas se
estructuran de forma que podemos ir creando una a una las láminas o
diapositivas que van a integrar nuestra presentación. Mediante un formato más o
menos estándar, disponemos de una ventana en la que veremos cada una de las
láminas que estamos creando, láminas que la mayoría de las veces se
confeccionan utilizando alguna de las plantillas que ofrece el programa.
Por ello, es fácil deducir que el programa
será mejor cuanto mayor sea el número de plantillas y diseños que nos ofrezca.
Sin embargo, no siempre el contenido de las plantillas nos servirá para
ilustrar nuestro trabajo, por lo que también habrá que tener en cuenta el grado
de dificultad que encontraremos en el proceso de creación, desde cero, de
nuestras diapositivas o láminas.
Otra característica común a los programas
analizados es el elevado número de efectos que disponemos. No podemos olvidar
que incluir alguna animación, sonidos o vídeo en tiempo real es una excelente
idea para dar un toque de dinamismo a la presentación. Además, y para conseguir
llamar la atención a nuestra audiencia, no está de más echar mano de la galería
de imágenes (clip-arts) y saber que cuanto más amplia sea más fácil nos
será encontrar aquella que plasme nuestra idea.
A continuación, vamos a analizar los cuatro
programas de presentaciones gráficas más representativos del mercado.
Microsoft PowerPoint 97
Si hay algo que caracteriza a PowerPoint es
que hace mucho tiempo (y muchas versiones) que Microsoft lleva investigando la
forma de facilitar la vida al usuario, investigación que ha dado sus frutos
porque PowerPoint es un programa tan sencillo de manejar que hasta un usuario
inexperto sacará provecho de su trabajo a las pocas horas de estár trabajando
con él.
Nada más comenzar aparece un cuadro de
diálogo que nos permite elegir entre una plantilla ya existente, crear un
documento nuevo o echar mano del asistente. El asistente para autocontenido
muestra un conjunto de detalladas instrucciones que deberemos seguir al pie de
la letra. Su forma de trabajar es sencilla: nos pregunta por todas y cada una
de las características que queremos para nuestras diapositivas y, finalmente,
nos enseña el resultado final, compuesto por un grupo de diapositivas o láminas
sobre las que sólo deberemos insertar el texto necesario. Por supuesto, también
podremos editar y cambiar el formato y contenido de cada lámina si después del
proceso del asistente no hemos quedado satisfechos.
Si optamos por empezar por un documento en
blanco el proceso se complica, aunque no habrá que asustarse porque
dispondremos de ayuda en todo momento. Una vez terminado el formateo del
documento, se podrá grabar para agregarlo a las múltiples plantillas
predefinidas con las que cuenta PowerPoint.
Microsoft ha dotado a PowerPoint de
múltiples efectos especiales para animar nuestra presentación. Como ejemplo,
con un solo «click» de ratón podremos hacer que la imagen salga de arriba a
abajo y por módulos: primero el título, después un gráfico, la leyenda, etc.
Para aquellos que busquen personalizar al máximo su trabajo, PowerPoint ofrece
un conjunto de herramientas de dibujo que pueden utilizarse para crear rótulos
en 3D, con curvas y efectos especiales.
Pensando en el momento de la presentación
final, se pueden especificar diferentes acciones que ocurrirán durante la
visualización de cada diapositiva. El ensayo previo del tiempo de visualización
de cada imagen hará que nuestros comentarios vayan en cada momento acompañados
de la imagen apropiada, pudiendo incluir dentro de las diapositivas un conjunto
de botones para controlar una posible pausa o adelantar o retrasar el proceso
por cualquier motivo.
Por supuesto, tenemos que decir que al igual
que todas las herramientas de Office 97, PowerPoint dispone de corrector
ortográfico, corrector de estilos y autocorrección.
Corel Presentations 8
Lo primero que hay que aclarar al hablar de
Corel Presentations 8 es que se integra dentro de la suite del
fabricante canadiense y que no se vende por separado. A la hora de empezar a
trabajar lo más sencillo será echar mano de alguna de las 28 plantillas
disponibles, ya que seguro que entre este elevado número encontramos alguna que
se adecúe a nuestras necesidades.
En cuanto a animación y multimedia,
Presentations permite incluir un gran número de efectos de sonido que
acompañarán la entrada de los objetos que formen nuestra diapositiva. Como es
habitual en los productos de Corel, cabe destacar todos los recursos externos
que nos ofrece para mejorar el aspecto de nuestros trabajos. En este sentido
debemos hablar de sus más de 1.000 tipos de fuentes y de la extensa colección
de más de 10.000 imágenes clip-art que posee.
Si no nos conformamos con incluir títulos en
2D, también podemos elegir un buen número de ellos en tres dimensiones. Además,
gracias al editor de imágenes sólo será cuestión de tiempo y creatividad crear
cualquier tipo de objeto.
Al igual que PowerPoint, Presentations 8
dispone de opciones de publicación en Internet. Lo más importante es que el
paso a documento HTML no impide que los internautas puedan disfrutar de todos
los efectos especiales (sonido, vídeo, animaciones, etc.) que hayamos incluido
en nuestra presentación.
Como característica curiosa, debemos
comentar que aquellos usuarios que tengan un PC con procesador Pentium MMX
podrán aprovecharse de la tecnología de aceleración de transiciones de
diapositivas y dibujos.
Harvard Graphics 4
Lo primero que nos llamó la atención cuando
nos pusimos a trabajar con Harvard Graphics fue que durante el proceso de
instalación y al final de éste se nos ofreció la posibilidad de ejecutar un
excelente tutorial. Durante este curso rápido de inicio se nos mostraron todas
las opciones de las que dispone Harvard Graphics: resumen o introducción,
creación de gráficos de texto, creación de gráficos de datos, personalización
de presentaciones y exposición de las mismas. Se trata de una introducción
animada, tras la cual contaremos con unos conocimientos bastante amplios de las
características de este producto.
Al comenzar a ejecutar la aplicación
tendremos que elegir entre crear una presentación en blanco, abrir una
existente o ejecutar el asistente de presentaciones rápidas. Es en esta última
opción donde se nos muestran las plantilla predefinidas con las que cuenta
Harvard Graphics. Dentro de la plantilla maestra se especifican todos los
parámetros que estamos utilizando en el formateo de nuestras diapositivas; un
cambio dentro de esta plantilla afectará a toda la presentación.
En cada momento del diseño de nuestras
diapositivas podremos invocar a los consejos del «Advisor», dentro del cual se
incluye información sobre la forma de utilizar cada uno de los tipos de
documentos que podemos generar.
Gracias al «Animation Player» será muy fácil
incluir dentro de cualquiera de nuestras diapositivas alguna animación. En este
sentido debemos comentar que nos parece limitado el conjunto de controles que
se pueden modificar respecto a las animaciones. Por su parte, «Montage Lite»
nos proporcionará la posibilidad de incluir objetos clip-art dentro de
nuestras presentaciones. Harvard Graphics dispone de poco más de 500 imágenes
agrupadas en varios temas, cantidad insuficiente si la comparamos con los otros
programas de la compartiva. Además, aunque se pueden añadir sonidos a nuestras
presentaciones, no se incluye ningún fichero de este tipo dentro del paquete.
Cuando deseemos modificar elementos
incluidos en nuestra presentación podremos seguir los pasos indicados en los
cuadros de diálogo y, al instante, apreciar el efecto que cada modificación
producirá en nuestro trabajo sin necesidad de haberla validado.
En cuanto a las posibilidades de impresión
encontramos las habituales en este tipo de programas: impresora normal (láser,
inyección), trazador gráfico para transparencias o incluso una cámara de
diapositivas de 35 milímetros.
Lotus Freelance 97
Al igual que sucede con Harvard Graphics,
Lotus Freelance también cuenta con un tutorial que nos informará de sus
características más relevantes.
Al empezar a trabajar podemos elegir
cualquiera de las 30 plantillas predefinidas. Todas ellas están distribuidas
según categorías y disponen de consejos asociados de formateo. Cada tipo de
presentación cuenta con parámetros de diseño almacenados y se puede elegir
cualquiera de los 120 que ofrece. Para facilitarnos la vida, Freelance nos da
la opción de visualizar previamente los efectos de cada parámetro antes de
elegirlo.
En la parte inferior de la pantalla se
encuentra una barra de controles en la que aparecen un listado de las fuentes
de las que disponemos, los elementos de formateo, los estilos y la diapositiva
en la que nos encontramos. Existen más controles situados dentro de la caja de
herramientas flotante; desde ella podemos asignar propiedades a las
diapositivas o a los objetos, incluyendo animaciones o efectos de transición.
Podemos incluir imágenes clip-art
pulsando el correspondiente botón. Como parece lógico, Freelance nos deja echar
un vistazo a todas las imágenes que disponemos o incluso realizar nuestros
propios dibujos, ya que dispone, dentro de la caja de herramientas, de los
elementos apropiados para dibujar. Contiene además un conjunto de flechas y
símbolos de diagrama en 3D, y nos da la posibilidad de personalizar cada uno de
los 37 tipos básicos de diagramas en cuanto a colores y efectos se refiere.
Para hacer más llamativas las presentaciones
es posible asignar sonidos u objetos al «click» del ratón. Así, por ejemplo,
podremos establecer que durante la visualización de una determinada diapositiva
se oiga una melodía al pulsar sobre un determinado elemento de la imagen, o que
se nos muestre una animación al pulsar sobre otro objeto. También hay que
destacar la posibilidad de crear botones de acción, utilizando para ello los
controles básicos de que dispone o creando los nuestros propios.
Por otra parte, mencionar que ya está
disponible la versión para OS/2 Warp 4 de Lotus SmartSuite en castellano a un
precio recomendado de 64.000 pesetas. Como es lógico, en esta suite para
OS/2 también se incluye la versión nativa para este sistema operativo de
Freelance.
Diez consejos para convencer a la audiencia
1. Se debe distinguir
claramente el objetivo y la intención del mensaje que se va a dar: información,
persuasión o ambas.
2. Distribuye el contenido de la presentación en tres partes bien
diferenciadas: introducción, cuerpo y conclusión.
3. Limita el número de temas clave a siete o a menos por cada
presentación. Una buena presentación exige organización, brevedad y un uso
cuidado de la lengua.
4. Utiliza un lenguaje adecuado con el público y emplea sustantivos y
verbos que doten de fuerza y dinamismo al texto. Evita la voz pasiva.
5. Expresa una idea en cada elemento utilizando frases cortas en lugar de
oraciones compuestas.
6. Es recomendable ser creativo y sustituir palabras por ilustraciones.
Una ilustración despierta el interés y transmite la información con mayor
rapidez.
7. Utiliza gráficos, tablas y diagramas para que los datos puedan ser
contrastados fácilmente.
8. En el momento de la presentación hay que dar la imagen de estar
relajado y seguro, aunque se esté como un flan. Deberemos vocalizar con
claridad y evitar hablar de forma entrecortada.
9. Es muy bueno tener un vaso de agua a mano para utilizarlo en caso de
que se nos seque la boca, o simplemente para cuando necesitemos una excusa para
pensar en la siguiente idea.
10. Nunca hay que admitir que se está nervioso y disculparse por ello. Si
se nos olvida algo, lo mejor es seguir adelante y mencionarlo cuando lo
recordemos.
Presentaciones en Internet
Si lo que vamos a hacer es crear una
presentación para Internet deberemos tener en cuenta que el enfoque que se le
debe dar es distinto al de una presentación convencional.
Como diferencia sustancial, diremos que
cuando un usuario accede a nuestra presentación, no existe ninguna persona que
le esté hablando o que vaya llevando el hilo de la explicación. Será nuestra
presentación la que tendrá que hacer de pantalla y orador, evitando que el
receptor se despiste o que pierda la atención, por lo que las ideas que
expresemos deberán estar en cada momento acompañadas de ilustraciones, imágenes
o vídeos que mantengan su interés.
Para crear presentaciones de este tipo
tendremos que asegurarnos de que nuestro software disponga de herramientas para
que nuestro trabajo pueda ser publicado en Internet, es decir, tiene que tener
salida en HTML.
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