COMPLEJIDAD DE LA OFIMÁTICA

 

Hay quien sostiene que el término «ofimática» significa «emplear tecnología para manejar información usada en la oficina con el objeto de mejorar el contenido, formato y cantidad de trabajo realizado» (Freeman, 1986), lo que casi equivale a considerar un sistema ofimático meramente como un grupo de herramientas más o menos interrelacionadas.

Incluso con esa visión restringida, el asunto ofrece abundantes dosis de complejidad, ya que la información en una oficina puede corresponder a un variadísimo abanico de tipos y ser procesada por muy diversas herramientas: audio (teléfono, PBX, dispositivo de reconocimiento de voz), imagen (gráficos, cuadros, aplicaciones CAD, vídeo), texto (procesadores de textos como cartas, memorandos, informes) y datos (hoja de cálculo, programas de bases de datos). En esta perspectiva tecnológica, el proceso ofimático suele medirse por la capacidad combinatoria del repertorio concreto de tipos de información y de herramientas y nos remite al estudio evolutivo de la integración de tecnologías y herramientas y, por el lado práctico, a las posibilidades reales de estructuración e integración de las tareas y funciones de oficina. (Véase figura 1).

Figura 1 . Convergencia de tecnologías hacia soluciones de sistemas ofimáticos integrados ( Bair, 1985)

Sin embargo, una sola perspectiva no agota la cuestión de ¿Qué es la ofimática? Ni siquiera considerando adecuadamente la tecnología ofimática como un apartado de las tecnologías de la información, ni estudiándola no sólo a través de sus herramientas, sino en forma más completa también a través de sus conceptos y de sus técnicas, o mediante planteamientos más sistemáticos en cuanto a sus modalidades de aplicación, como los cálculos y simulaciones, las comunicaciones, el proceso de documentos, la gestión de información, etc. No la agota en absoluto, aunque pueda dar la impresión contraria, puesto que, según Strassmann, entre los años 1960 y 1985 un 95 por ciento de todo lo escrito sobre ofimática ha girado en torno a cuestiones tecnológicas (Strassmann, 1985).

Lo cierto es que, en un sentido amplio, la ofimática debería ser inscrita como una más de las relaciones complejas del triángulo tecnología‑individuos‑sociedad. Y de aquí surgen tantas perspectivas y variantes que si uno quisiera considerarlas en su totalidad habría para volverse loco. Ya hemos hablado de tecnología y mencionado algo de sus múltiples combinaciones y tipos a considerar. Si nos referimos a los individuos, éstos pueden ser asimismo muy variados (managers, administrativos de varias clases, técnicos) y desarrollar posiciones dispares dentro del arco de producción-uso de sistemas ofimáticos, así como relacionarse con la tecnología según muy diversos propósitos, percepciones, conocimientos, funciones, métodos y experiencia.

Siendo la combinatoria también enorme en lo que se refiere al tercer vértice, el estudioso de la ofimática tendrá que optar por eliminar racionalmente algunas posibilidades, como a título de ejemplo simple se hace a continuación. Lo primero que aislamos mentalmente es la entidad social que llamamos empresa, y practicando una incisión más, no muy limpia por cierto, nos quedamos con ese otro ente que es la oficina. Ya dentro, seleccionamos las relaciones de los individuos con el trabajo, y no con la educación o con el ocio o con las relaciones humanas. Y siguiendo el desglose, podríamos fijar nuestra atención por ejemplo en cuestiones tales como el desempeño de las actividades y la organización del trabajo en la oficina y soslayar las cuestiones de liderazgo o seguridad en el trabajo. O no soslayarlas, que sería otra opción. Cabe continuar anotando puntos de interés en esta especie de árbol de decisión y pasar a desglosar algunos tipos de objetivos como criterios directores para el diseño ofimático de las actividades y de la organización: beneficio económico, calidad del trabajo, productividad, competitividad, convivencialidad, disciplina, libertad, participación, creatividad, etc.

Podría montarse una argumentación aún más sofisticada, como recientemente ha demostrado Lyytinen (1987), pero ya con lo que se lleva dicho cualquiera puede apreciar que la ceremonia del diseño de un sistema ofimático habría de celebrarse teóricamente bajo los fuegos cruzados de tres universos activos, el tecnológico, el psicológico y el sociológico. Cada universo suscita y ofrece un caleidoscopio de variables, y cada variable es en sí misma un mundo, que, en combinación con las demás, genera otros muchos mundos. Los avances en este campo de la teoría y la práctica de la ofimática no son lineales. De hecho recorren un camino dialéctico de ida y vuelta entre la simplificación y la complejificación, componiendo procesos un poco a la manera como Minsky teoriza que se construye la inteligencia (ver sociedad de la mente).

Figura 2.  Arquitectura estratégica por niveles de la ofimática ( comunicaciones a través de redes locales, redes corporativas y pasarelas interredes ) ( Bair , 1985)

Desde un punto de vista pragmático, sin embargo, a los diseñadores de sistemas de información concretos no les queda otro remedio que tomar decisiones reductoras, seleccionar variables, eliminar opciones, modelar, simplificar. Pero, ¿cómo hacerlo conscientemente, para evitar caer en simplismos al uso, como el que se presenta en la figura 0. 2, debida a Bair, 1985? ¿Qué metodología usar, que, al tiempo que sea práctica, no contraríe la complejidad real que se ha esbozado más arriba, y que es algo más que una complejidad tecnológica? Este tipo de metodologías empieza a abrirse camino y se llaman metodologías «blandas», como ETHICS, de Mumford, o la «Soft-Systems», de Checkland. En general, lo que está sucediendo es que en el campo de la organización informática, los modelos de los recursos de computación vistos como entidades discretas están dando paso a los Modelos en Trama (web models).